Umfrage und Formular Apps auf Excel-Basis erstellen

Mit Open as App mobilisieren Sie bereits vorhandene Datenquellen wie zum Beispiel Ihre Excel-Dateien oder Google Sheets. Wir ermöglichen die automatisierte App-Erstellung aus Excel oder Business-Systemen mit einem Cloudbasierten Tool, welches ohne Programmierkenntnisse des Nutzers auskommt. 

Mit Open as App können Sie Formulare erstellen und die eingereichten Daten im Admin-Panel des Web Portals analysieren. Das Erstellen von Formularen und Umfrage-Apps auf Basis von Excel war noch nie so einfach.

Mit einem Klick auf den "Senden"-Button in der App, können Benutzer die eingegebenen Werte dem App-Ersteller übermitteln. Der Administrator der App sieht alle übermittelten Werte im Datenprotokoll der App und kann diese bequem auswerten.

In diesem Artikel

• Umfrage App auf der Grundlage einer Kalkulationstabelle erstellen
• Bilder in der App erfassen und im Protokoll speichern
• Eingereichte Daten ansehen und herunterladen
• Eingereichte Daten live in eigener App auswerten
• Umfragefunktionalität in bestehenden Apps aktivieren / "Senden" Button

Umfrage App auf der Grundlage einer Kalkulationstabelle erstellen

Die Datenquelle für Ihre App kann eine Excel Datei mit einigen Fragen, vorgegebenen Antwortmöglichkeiten oder frei definierbaren Textfeldern sein. In unserem Beispiel soll die Umfrage App fünf Fragen enthalten von denen drei über eine Auswahlliste beantwortet werden können (Funktion in Excel: "Datenüberprüfung"), bei einer ein Zahlenwert angegeben werden kann und bei der letzten Frage kann der User einen Textkommentar hinzufügen.

Die Excel Datei unserer Support-Umfrage-App sieht zum Beispiel so aus:

Im ersten Schritt der App-Erstellung wählen wir diese Datei als Datenquelle aus.

1. Starten Sie den App-Creator.
2. Wählen Sie Ihre Excel-Datei im Schritt "Datenquelle auswählen" aus.
3. Im Schritt "Daten bestätigen" wählen Sie das primäre Arbeitsblatt aus - also das auf dem die Fragen für Ihre Umfrage-App formuliert sind.
4. Wählen Sie "Umfrage" als App-Template aus. Dadurch werden alle für eine Umfrage notwendigen Einstellungen automatisch vorgenommen - zum Beispiel dass ein "Senden" Button unten rechts in der App angezeigt wird.
5. Wählen Sie die Zellen aus, die der Nutzer in Ihrer Umfrage bedienen soll.
   Es ist nicht zwingend notwendig die Frage selbst auszuwählen, da diese automatisch als "Titel" für die Antwort-Zelle genommen wird. Die Titel können Sie im nächsten Schritt anpassen. Achten Sie auf die Vorschau auf der rechten Seite.
   Nachdem Sie die relevanten Zellen ausgewählt haben (in unserem Beispiel die Zellen B11 -  B15) gehen Sie zum nächsten Schritt des Design-Prozesses.
6. Im App-Designer können Sie Ihre App optisch verfeinern. In den einzelnen Menüpunkten auf der linken Seite finden Sie zusätzliche Optionen die ausführlich in dem Artikel "App Designer" beschrieben werden.
7. Klicken Sie auf "Weiter", um zum Schritt "Erstellen" zu gelangen.
   Hier wählen Sie den Namen für Ihre App aus und können (optional) eine Beschreibung hinzufügen.
8. Klicken Sie auf "App erstellen", um Ihre App zu veröffentlichen.

Nun ist alles fertig und Ihre App wartet darauf mit anderen Personen geteilt und genutzt zu werden.

Neu hier? Ihre App wird mit der "Open as App"-App geöffnet und benutzt. "Open as App" ist kostenlos für iOS, Android und Windows erhältlich. Laden Sie "Open as App" in Ihrem Store runter und loggen sich mit den bei der Registrierung eingegebenen Daten ein. Alle von Ihnen erstellte Apps, werden im Ordner "Meine Apps" abgelegt. Wie Sie Open as App runterladen und bedienen erfahren Sie in dem Artikel "Open as App | Download und Login".

Im Artikel "Das 1x1 der App-Erstellung mit Open as App" finden Sie ausführliche Informationen zu den einzelnen Schritten.

Bilder in der App erfassen und im Protokoll speichern

Sie können in der App Bilder erfassen oder von Ihrem Gerät auswählen und diese beim Absenden der Umfrage auf den Server hochladen. Die Bilder werden in der Microsoft Azure West Europe Cloud von Open as App abgelegt. Der Link zu dem Bild wird im Daten-Protokoll der Umfrage App gespeichert. Bitte beachten Sie, dass die Bilddateien nicht in die Quelldatei eingefügt werden, sodass Sie nicht im PDF Ausdruck etc erscheinen.

Für die Erfassung eines Bildes benötigen Sie ein entsprechendes Input Element in Ihrer App. Fügen Sie dieses Element aus der Auswahlliste neben der Vorschau hinzu:

Definieren Sie danach die Adresse - also eine Zelle aus der Datenquelle, mit welcher dieses Element kommunizuert. Bitte beachten Sie, dass das erstellte Bild nicht in der Excel Zelle eingefügt wird.

Damit haben Sie ein Foto-Upload-Element in Ihrer App. Dieses Element wird noch nicht in der Vorschau angezeigt und wird auch nicht vom WebClient unterstützt. Kontrollieren Sie die Änderungen daher stets immer auf Ihrem Smartphone. Das Foto-Upload-Element sieht dann so aus:

Beim Absenden der Daten wird die Bilddatei online gespeichert und der Link zu dieser Datei wird im Protokoll gespeichert. Erstellen Sie eine App basierend auf diesem Protokoll (wie in Abschnitt "Evaluate submitted data live in your own app" beschrieben) so können Sie die Bilder dort direkt sehen. Achten Sie darauf, dass der Spaltentyp der Spalte in der sich die Links zu den Bildern befinden als "image" definiert ist.

Eingereichte Daten ansehen und herunterladen

Sie können die eingereichten Daten im Datenprotokoll der App einsehen und herunterladen.

In der "Datenprotokoll anzeigen" Ansicht werden alle Datensätze tabellarisch aufgelistet. Diese Tabelle kann nach bestimmten Werten gefiltert, gruppiert oder durchsucht werden.

Um das Datenprotokoll zu sehen, gehe Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Ihre App im Web-Portal.
2. Navigieren in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
3. Wechseln Sie zu "Datenprotokoll anzeigen".

Ist der Menüpunkt "Datenprotokoll ansehen" nicht sichtbar, prüfen Sie bitte, ob die Funktion "Daten zurückschreiben" aktiviert ist.

Datenprotokoll herunterladen

Das Datenprotokoll kann auch als vollständige Excel-Datei heruntergeladen und weiterverarbeitet werden. Sie können diese Datei danach auswerten oder bspw. in eines Ihrer Systeme importieren.

1. Öffnen Sie Ihre App im Web-Portal.
2. Navigieren in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
3. Wechseln Sie zu "Datenprotokoll anzeigen".
4. Klicken Sie auf den "Download"-Button unter der Tabelle mit allen Datensätzen.

Das gesamte Datenprotokoll wird als .xlsx Datei heruntergeladen.

App basierend auf Daten aus der Umfrage-App erstellen

Im vorherigen Abschnitt haben Sie erfahren, wie Sie das Protokoll als .xlsx Datei herunterladen könnnen. Bei jedem Klick auf den Download Button werden Sie zu einer URL weitergeleitet hinter der, on-demand, die Protokoll-Excel-Datei erstellt wird.

Diese URL können Sie auch als Datenquelle für die Erstellung Ihrer Auswertungs-App verwenden. Jedes mal, wenn Sie die Auswertungs-App auf Updates überprüfen, wird eine neue Kopie des Protokolls in Ihre App geladen. Befinden sich in Ihrer App auch Listenanalyse-Diagramme, werden diese auch aktualisiert.

Um eine App auf Basis der Daten aus einer Umfrage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Ihre App im Web-Portal.
2. Navigieren in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
3. Wechseln Sie zu "Datenprotokoll anzeigen".
4. Klicken Sie auf "App aus diesen Daten erstellen", um die App-Erstellung mit der serverseitigen Log-Datei zu starten.

Alternative Herangehensweise:

1. Link zur Protokoll-.xlsx-Datei kopieren:

1. Öffnen Sie Ihre App im Web-Portal.
2. Navigieren in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
3. Wechseln Sie zu "Datenprotokoll anzeigen".
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den "Download"-Button unter der Tabelle mit allen Datensätzen.
5. Klicken Sie auf "Adresse des Links kopieren", um den Link in die Zwischenablage zu kopieren.

2. App auf Basis einer URL erstellen:

1. Starten Sie den App-Creator.
2. Klicken Sie im Schritt "Datenquelle auswählen" auf "Geteilte URL". (Der Button befindet sich in der Liste der möglichen Datenquellen auf der rechten Seite.)
3. Fügen Sie den Link in das Pop-up-Fenster ein. (Rechtsklick in das Pop-up-Fenster "Einfügen")
4. Sie werden nach wenigen Sekunden automatisch zum nächsten Schritt "Daten bestätigen" weitergeleitet. Klicken Sie auf weiter, um mit dem App-Erstellungs-Prozess wie gewohnt fortzufahren. (Ggf. müssen Sie hier das primäre Arbeitsblatt auswählen.)
5. Wählen Sie "Liste" als App-Template.
6. Definieren Sie die sichtbaren Spalten für die Listen-Ansicht und die Detailansicht.
7. Im Schritt "Design" können Sie Ihre App zusätzlich bearbeiten und bspw. das Dynamische Dashboard über den Listen-Editor aktivieren. Ausführliche Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Artikel "Auto-generiertes Dashboard in Listen".
8. Klicken Sie auf "Weiter", um zum Schritt "Erstellen" zu gelangen.
9. Wählen Sie einen Namen für Ihre App und fügen eine Beschreibung hinzu (optional).
10. Klicken Sie auf "App erstellen", um den App-Erstellungs-Prozess abzuschließen und Ihre App zu veröffentlichen. (Die App wird zunächst im Prototyp-Modus veröffentlicht, sodass nur Sie als Ersteller diese sehen können.)

Um Ihre App auf Updates zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie Ihre App in der "Open as App"-Anwendung.
2. Öffnen Sie das rechte Funktionsmenü.
3. Klicken Sie auf "Auf Updates prüfen".

Umfragefunktionalität in bestehenden Apps aktivieren / "Senden" Button

Um die Umfragefunktionalität in einer bestehenden App zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die App im Web-Portal.
2. Gehen Sie zu "Daten verwalten".
3. Wählen Sie "Daten zurückschreiben".
4. Aktivieren Sie die "Daten Senden" Funktion, indem Sie den Schalter ("Allow sending calculations") umlegen.
5. Speichern Sie die Änderungen.
6. Aktualisieren Sie Ihre App.