Umfrage und Formular Apps auf Excel-Basis erstellen

Mit Open as App mobilisieren Sie bereits vorhandene Datenquellen wie zum Beispiel Ihre Excel-Dateien oder Google Sheets. Wir ermöglichen die automatisierte App-Erstellung aus Excel oder Business-Systemen mit einem Cloudbasierten Tool, welches ohne Programmierkenntnisse des Nutzers auskommt.

Mit Open as App können Sie Formulare erstellen und die eingereichten Daten im Admin-Panel des Web Portals analysieren. Das Erstellen von Formularen und Umfrage-Apps auf Basis von Excel war noch nie so einfach.

Umfrage-App

Mit einem Klick auf den "Senden"-Button in der App, können Benutzer die eingegebenen Werte dem App-Ersteller übermitteln. Der Administrator der App sieht alle übermittelten Werte im Datenprotokoll der App und kann diese bequem auswerten.

In diesem Artikel

Umfrage App auf der Grundlage einer Kalkulationstabelle erstellen
Bilder in der App erfassen und im Protokoll speichern
Eingereichte Daten ansehen und herunterladen
Eingereichte Daten live in eigener App auswerten
Umfragefunktionalität in bestehenden Apps aktivieren / "Senden" Button
Verbinden Sie Ihre App mit externen Diensten und Prozessen durch Webhooks

Umfrage App auf der Grundlage einer Kalkulationstabelle erstellen

Die Datenquelle für Ihre App kann eine Excel Datei mit einigen Fragen, vorgegebenen Antwortmöglichkeiten oder frei definierbaren Textfeldern sein. In unserem Beispiel soll die Umfrage App fünf Fragen enthalten von denen drei über eine Auswahlliste beantwortet werden können (Funktion in Excel: "Datenüberprüfung"), bei einer ein Zahlenwert angegeben werden kann und bei der letzten Frage kann der User einen Textkommentar hinzufügen.

Die Excel Datei unserer Support-Umfrage-App sieht zum Beispiel so aus:

Excel Umfrage App

Im ersten Schritt der App-Erstellung wählen wir diese Datei als Datenquelle aus.

Starten Sie den App-Creator.
Wählen Sie Ihre Excel-Datei im Schritt "Datenquelle auswählen" aus.
Im Schritt "Daten bestätigen" wählen Sie das primäre Arbeitsblatt aus - also das auf dem die Fragen für Ihre Umfrage-App formuliert sind.
Wählen Sie "Umfrage" als App-Template aus. Dadurch werden alle für eine Umfrage notwendigen Einstellungen automatisch vorgenommen - zum Beispiel dass ein "Senden" Button unten rechts in der App angezeigt wird.
Wählen Sie die Zellen aus, die Sie in Ihrer Umfrageanwendung verwenden möchten. Beachten Sie, dass wir den Zellen automatisch Beschriftungen hinzufügen, so dass es nicht notwendig ist, die Zellen mit dem Wert selbst und die Zelle mit der Beschreibung desselben hinzuzufügen.

Schauen Sie sich einfach die Vorschau auf der linken Seite an, wenn Sie die Zellen aus Ihrer Datenquelle auswählen. Sie können die automatisch gesetzten Beschriftungen im Editor des Elements ändern. Bewegen Sie dazu die Maus über das Element und klicken Sie auf das Bleistift-Symbol.

Nachdem Sie die relevanten Zellen ausgewählt haben (in unserem Beispiel die Zellen B11 - B15), gehen Sie zum nächsten Schritt im Designprozess über.

(Hintergrund-Info: Für unseren Vorschlag schaut der Assistent links von der ausgewählten Zelle, bis er einen Text findet. Andernfalls schaut er nach oben, bis er einen Text findet. Andernfalls nimmt er "etwas".)
Im App-Designer können Sie Ihre App optisch verfeinern. In den einzelnen Menüpunkten auf der linken Seite finden Sie zusätzliche Optionen die ausführlich in dem Artikel "App Designer" beschrieben werden.
Klicken Sie auf "Weiter", um zum Schritt "Erstellen" zu gelangen.
Hier wählen Sie den Namen für Ihre App aus und können (optional) eine Beschreibung hinzufügen.
Klicken Sie auf "App erstellen", um Ihre App zu veröffentlichen.

Nun ist alles fertig und Ihre App wartet darauf mit anderen Personen geteilt und genutzt zu werden.

Neu hier? Ihre App wird mit der "Open as App"-App geöffnet und benutzt. "Open as App" ist kostenlos für iOS, Android und Windows erhältlich. Laden Sie "Open as App" in Ihrem Store runter und loggen sich mit den bei der Registrierung eingegebenen Daten ein. Alle von Ihnen erstellte Apps, werden im Ordner "Meine Apps" abgelegt. Wie Sie Open as App runterladen und bedienen erfahren Sie in dem Artikel "Open as App | Download und Login".

Im Artikel "Das 1x1 der App-Erstellung mit Open as App" finden Sie ausführliche Informationen zu den einzelnen Schritten.

Bilder in der App erfassen und im Protokoll speichern

Sie können in der App Bilder erfassen oder von Ihrem Gerät auswählen und diese beim Absenden der Umfrage auf den Server hochladen. Die Bilder werden in der Microsoft Azure West Europe Cloud von Open as App abgelegt. Der Link zu dem Bild wird im Daten-Protokoll der Umfrage App gespeichert. Bitte beachten Sie, dass die Bilddateien nicht in die Quelldatei eingefügt werden, sodass Sie nicht im PDF Ausdruck etc erscheinen.

Für die Erfassung eines Bildes benötigen Sie ein entsprechendes Input Element in Ihrer App. Fügen Sie dieses Element aus der Auswahlliste neben der Vorschau hinzu:

Definieren Sie danach die Adresse - also eine Zelle aus der Datenquelle, mit welcher dieses Element kommunizuert. Bitte beachten Sie, dass das erstellte Bild nicht in der Excel Zelle eingefügt wird.

Damit haben Sie ein Foto-Upload-Element in Ihrer App. Dieses Element wird noch nicht in der Vorschau angezeigt und wird auch nicht vom WebClient unterstützt. Kontrollieren Sie die Änderungen daher stets immer auf Ihrem Smartphone. Das Foto-Upload-Element sieht dann so aus:

Beim Absenden der Daten wird die Bilddatei online gespeichert und der Link zu dieser Datei wird im Protokoll gespeichert. Erstellen Sie eine App basierend auf diesem Protokoll (wie in Abschnitt "Evaluate submitted data live in your own app" beschrieben) so können Sie die Bilder dort direkt sehen. Achten Sie darauf, dass der Spaltentyp der Spalte in der sich die Links zu den Bildern befinden als "image" definiert ist.

Eingereichte Daten ansehen und herunterladen

Sie können die eingereichten Daten im Datenprotokoll der App einsehen und herunterladen.

In der "Datenprotokoll anzeigen" Ansicht werden alle Datensätze tabellarisch aufgelistet. Diese Tabelle kann nach bestimmten Werten gefiltert, gruppiert oder durchsucht werden.

Um das Datenprotokoll zu sehen, gehe Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie Ihre App im Web-Portal.
Navigieren in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
Wechseln Sie zu "Datenprotokoll anzeigen".

Ist der Menüpunkt "Datenprotokoll ansehen" nicht sichtbar, prüfen Sie bitte, ob die Funktion "Daten zurückschreiben" aktiviert ist.

Datenprotokoll herunterladen

Das Datenprotokoll kann auch als vollständige Excel-Datei heruntergeladen und weiterverarbeitet werden. Sie können diese Datei danach auswerten oder bspw. in eines Ihrer Systeme importieren.

Öffnen Sie Ihre App im Web-Portal.
Navigieren in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
Wechseln Sie zu "Datenprotokoll anzeigen".
Klicken Sie auf den "Download"-Button unter der Tabelle mit allen Datensätzen.

Das gesamte Datenprotokoll wird als .xlsx Datei heruntergeladen.

App basierend auf Daten aus der Umfrage-App erstellen

Im vorherigen Abschnitt haben Sie erfahren, wie Sie das Protokoll als .xlsx Datei herunterladen könnnen. Bei jedem Klick auf den Download Button werden Sie zu einer URL weitergeleitet hinter der, on-demand, die Protokoll-Excel-Datei erstellt wird.

Diese URL können Sie auch als Datenquelle für die Erstellung Ihrer Auswertungs-App verwenden. Jedes mal, wenn Sie die Auswertungs-App auf Updates überprüfen, wird eine neue Kopie des Protokolls in Ihre App geladen. Befinden sich in Ihrer App auch Listenanalyse-Diagramme, werden diese auch aktualisiert.

Umfrage App Auswertung

Um eine App auf Basis der Daten aus einer Umfrage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie Ihre App im Web-Portal.
Navigieren in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
Wechseln Sie zu "Datenprotokoll anzeigen".
Klicken Sie auf "App aus diesen Daten erstellen", um die App-Erstellung mit der serverseitigen Log-Datei zu starten.

Alternative Herangehensweise:

1. Link zur Protokoll-.xlsx-Datei kopieren:

Öffnen Sie Ihre App im Web-Portal.
Navigieren in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
Wechseln Sie zu "Datenprotokoll anzeigen".
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den "Download"-Button unter der Tabelle mit allen Datensätzen.
Klicken Sie auf "Adresse des Links kopieren", um den Link in die Zwischenablage zu kopieren.

2. App auf Basis einer URL erstellen:

Starten Sie den App-Creator.
Klicken Sie im Schritt "Datenquelle auswählen" auf "Geteilte URL". (Der Button befindet sich in der Liste der möglichen Datenquellen auf der rechten Seite.)
Fügen Sie den Link in das Pop-up-Fenster ein. (Rechtsklick in das Pop-up-Fenster "Einfügen")
Sie werden nach wenigen Sekunden automatisch zum nächsten Schritt "Daten bestätigen" weitergeleitet. Klicken Sie auf weiter, um mit dem App-Erstellungs-Prozess wie gewohnt fortzufahren. (Ggf. müssen Sie hier das primäre Arbeitsblatt auswählen.)
Wählen Sie "Liste" als App-Template.
Definieren Sie die sichtbaren Spalten für die Listen-Ansicht und die Detailansicht.
Im Schritt "Design" können Sie Ihre App zusätzlich bearbeiten und bspw. das Dynamische Dashboard über den Listen-Editor aktivieren. Ausführliche Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Artikel "Auto-generiertes Dashboard in Listen".
Klicken Sie auf "Weiter", um zum Schritt "Erstellen" zu gelangen.
Wählen Sie einen Namen für Ihre App und fügen eine Beschreibung hinzu (optional).
Klicken Sie auf "App erstellen", um den App-Erstellungs-Prozess abzuschließen und Ihre App zu veröffentlichen. (Die App wird zunächst im Prototyp-Modus veröffentlicht, sodass nur Sie als Ersteller diese sehen können.)

Um Ihre App auf Updates zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:

Starten Sie Ihre App in der "Open as App"-Anwendung.
Öffnen Sie das rechte Funktionsmenü.
Klicken Sie auf "Auf Updates prüfen".

Umfragefunktionalität in bestehenden Apps aktivieren / "Senden" Button

Um die Umfragefunktionalität in einer bestehenden App zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die App im Web-Portal.
Gehen Sie zu "Daten verwalten".
Wählen Sie "Daten zurückschreiben".
Aktivieren Sie die "Daten Senden" Funktion, indem Sie den Schalter ("Allow sending calculations") umlegen.
Speichern Sie die Änderungen.
Aktualisieren Sie Ihre App.

Verbinden Sie Ihre App mit externen Diensten und Prozessen durch Webhooks

Sie können externe Webservices mit Ihrer App verbinden und so die über die App übermittelten Daten an diese Quelle senden. Von dort aus können Sie beliebige Prozesse anstoßen und Ihre Arbeitsabläufe automatisieren, indem Sie verschiedene Tools, Schritte und Prozesse verbinden.

Öffnen Sie Ihre App im Web-Portal.
Navigieren in die Ansicht "Erweitert" im linken Menü.
Wechseln Sie zu "Webservice verbinden".
Geben Sie die Server-/Webhook-URL in das Eingabefeld ein.
Speichern Sie die Änderungen.
Aktualisieren Sie Ihre App.

Um die Server-URL / den Webhook zu erhalten und die gesammelten Daten mit Open as App zu erhalten, können Sie Tools und Plattformen wie integromat.com oder Power Automate verwenden. Selbstverständlich können Sie auch einen eigenen Webservice innerhalb Ihrer Infrastruktur schreiben.

Es wird durchaus ein paar Stunden dauern, sich in dieses Thema einzuarbeiten... Auch das Lernen, wie die Abläufe funktionieren etc. wird einige Zeit in Anspruch nehmen... ABER wir sind davon überzeugt, dass dies eine sehr mächtige Lösung für die Automatisierung von Prozessen und Workflows sein wird.

Verbinden von Open as App mit Integromat

Um eine Webhook-Adresse zu erhalten, verwenden Sie das "Webhook"-Element in Integromat. Kopieren Sie die Adresse von dort und fügen Sie sie wie oben beschrieben in das Webhook-Eingabefeld Ihrer App ein. Das war's.

Verbinden von Open as App mit Microsoft Power Automate

Die Verknüpfung Ihrer Open as App mit Microsoft Power Automate ist etwas schwieriger im Vergleich zu Integromat, aber wir suchen nach Möglichkeiten, wie man das verbessert werden kann. Für den Moment befolgen Sie bitte die folgenden Schritte, um Daten, die mit Ihrer App innerhalb der Power Automate-Umgebung zu verarbeiten.

Beginnen Sie mit einem automatisieten flow.
Schließen Sie das Popup, um zum Designbereich zu gelangen - überspringen.
Wählen Sie den Request - "Wenn eine HTTP-Anfrage empfangen wird" Trigger aus der Liste der eingebauten Auslöser.
Klicken Sie den "Beispiel-Payload verwenden, um Schema zu generieren" Link.
Fügen Sie den Beispiel-Payload aus Ihrer App ein (Erweitert > Mit Webservice verbinden).
Wählen Sie den Webhook-Typ - PowerAutomate (Open as App)
Kopieren Sie den Beispiel-Payload aus Open as App und fügen diesen in PowerAutomate als Beispiel-Payload ein.
Nachdem Sie den Ablauf in Power Automate erstellt haben, kopieren Sie die automatisch generierte URL (in Power Automate).
und fügen diese bei Ihrer App als Server URL ein: