Nutzung passwortverschlüsselter Excel-Dateien

Excel Workbooks können mit einem Passwort geschützt werden. Ab der 2010er Version von Excel wird zur Verschlüsselung von passwortgeschützten Dateien standardmäßig AES128 verwendet. Unter gewissen Umständen (Windows Richtlinie) kann sogar AES256 verwendet werden, siehe https://technet.microsoft.com/en-us/library/cc179125(v=office.14).aspx.

Auch wenn der Passwortschutz von früheren Versionen ein bisschen in Verruf geraten ist und es diverse Tools zum Knacken gab, hat Microsoft mit der 2010er Version ordentlich nachgebessert. AES128/256 ist tatsächlich der aktuelle Verschlüsselungsstandard und gilt bis dato als "unknackbar". Wichtig ist nur, dass man sich für die Option "Encrypt with Password" entscheidet und nicht etwa einfach nur sein Tabellenblatt mit einem Passwort vor dem Editieren schützt (was die meisten Nutzer unter Excel Passwortschutz verstehen).

Im Vergleich zum on-premises Hosten ist an dieser Lösung insbesondere charmant, dass diese Lösung keine besonderen Anforderungen an die IT stellt und diese theoretisch auch nicht involviert werden müsste. Jeder Nutzer kann Excel Dateien selbst mit einem Passwort versehen und verschlüsseln. Dank Verschlüsselung können die Dateien ganz einfach in der Open as App Cloud gespeichert werden, es wäre keine Infrastruktur in der Firma nötig.

Mit dem Einsatz von passwortgeschützten Excel Dateien können Unternehmen nun einen iterativen Ausroll-Prozess angehen bei dem man je nachdem wie gut der Anklang von Open as App in der Firma ist Stück für Stück weitere Features hinzu schalten könnte bis man letztendlich beim on-premises Hosten inklusive Unterstützung für das Zurückschreiben in die Dateien auf eigener Infrastruktur landet.

Dummy Datei durch verschlüsselte Datei austauschen

Bitte beachten Sie, dass die App-Erstellung im Web-Portal mit einer unverschlüsselten Datei (mit Dummy Daten) erfolgen muss, da der Wizard ansonsten nicht die Formatierungen der Zellen erkennen kann. Die unverschlüsselte Datei mit der die App erstellt wurde, kann durch eine mit Passwort geschützte verschlüsselte Version ersetzt werden, um mit der App produktiv zu gehen. Siehe hierzu den Artikel "Spreadsheet aktualisieren".

Ignorieren Sie die Fehlermeldung, die nach dem Hochladen der verschlüsselten Datei angezeigt wird. Diese besagt lediglich, dass der Wizard die Datei nicht öffnen kann. Nachdem Sie die Änderungen an der App speichern, wird die Verschlüsselte Datei trotzdem auf den Endgeräten verfügbar sein.

Passworteingabe auf dem Client

Dank state-of-the-art Verschlüsselung können die Dateien in der Cloud gespeichert werden, niemand kann ohne Passwort an deren Inhalt rankommen, nicht einmal Open as App selbst. Die Benutzer der App müssen nun beim Öffnen der App auf dem Client das Excel-Passwort eingeben (so wie sie es auch müssten wenn sie die Excel direkt öffnen würden). Optional kann sich der Benutzer entscheiden das Passwort auf seinem mobilen Gerät zu speichern, um es nicht bei jedem Start erneut eingeben zu müssen.

Diese Funktion ist aktuell nur auf Android und iOS-Geräten verfügbar. Das Zurückschreiben von Daten ist nicht möglich.