Mit Open as App mobilisieren Sie bereits vorhandene Datenquellen wie zum Beispiel Ihre Excel-Dateien. Wir ermöglichen die automatisierte App-Erstellung aus Excel oder Business-Systemen mit einem Cloudbasierten Tool, welches ohne Programmierkenntnisse des Nutzers auskommt.
Dieser Artikel soll Ihnen einen Überblick über die einzelnen Schritte von der Excel-Datei zur eigenen App verschaffen. Wie nahezu überall, gilt auch bei Open as App das Motto: Übung macht den Meister. Wir laden Sie dazu ein, sich zunächst mit den einzelnen Schritten in diesem Artikel vertraut zu machen, um den Lernprozess zu beschleunigen.
Vergessen Sie auch nicht, dass Sie Ihre App jederzeit im Web-Portal bearbeiten können und die Änderungen sofort auf dem Smartphone verfügbar sind. Somit müssen Sie nicht bereits im ersten Durchlauf alles perfekt abschließen, sondern können nach und nach Verbesserungen vornehmen, Einstellungen ändern, Personen zu Ihrer App einladen.
Der Weg vom Spreadsheet zur App
- Vor dem Start: Die Quelldatei vorbereiten
- Datenquelle auswählen
- Arbeitsblatt auswählen und Daten bestätigen
- Template für die App bestimmen
- Erster Design-Schritt
- Erweiterter Designprozess
- Veröffentlichung der App
- Registrierung oder Login
- Die App nutzen
Vor dem Start: Die Quelldatei vorbereiten
Die App-Erstellung beginnt bereits in Ihrem Excel Spreadsheet. Je sauberer die Spalten und Zellen dort formatiert sind, umso einfacher wird es für Sie diese Datei in eine App zu verwandeln. Formatieren Sie daher die Zellen entsprechend ihrer Inhalte! Statt "10%" als Text in eine Zelle zu schreiben, formatieren Sie diese Zelle als Prozent, um eine "10" automatisch mit dem %-Symbol zu versehen. Dasselbe gilt für einen Währungswert inkl. Symbol, Text, Datum, Dezimalzeichen- und Stellen, usw... Sie möchten, dass die Werte in einer bestimmten Spalte mit einem $-Symbol vor der Zahl angezeigt werden? Formatieren Sie die Zelle entsprechend in Ihrer Excel Datei.
Was Ihr Excel-Spreadsheet nicht kann, wird der Open as App Wizard nur schwer korrigieren können.
Mit einer sauberen Formatierung arbeiten Sie nicht nur effektiver, sondern vermeiden auch Fehler. Nebenbei erleichtern Sie es dem Wizard Ihre App optimal an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Es geht dabei nicht um Farben oder Schriftarten in Ihrer Datei, sondern um die tatsächliche Definition des Inhalts. Das Design jedes einzelnen Elementes Ihrer App können Sie auf der Open as App Webseite verändern.
Ihre Bestands-Liste beispielsweise, sollte in der obersten Zeile die Spaltenüberschriften enthalten. So werden diese auch automatisch vom Wizard erkannt und den einzelnen Werten zugewiesen. Sie werden nach und nach die einzelnen Schritte lernen und wie gesagt - Übung macht den Meister.
Starten Sie die App-Erstellung daher zunächst mit einem Blick auf die Excel-Datei und nehmen dort, falls notwendig, die ersten Verbesserungen vor. Was es bei der Quelldatei zu beachten gilt, erfahren Sie ausführlich in dem Artikel "So muss Ihre Excel Datei aussehen".
Im ersten Schritt der App-Erstellung bestimmen Sie woher die Daten für Ihre App kommen. Sie können eine Datei die lokal auf Ihrem PC gespeichert ist verarbeiten, oder ein Spreadsheet auswählen, welches Sie in einer externen Cloud (Dropbox, OneDrive, Google Sheets, u.v.m.) oder in Ihrem Firmennetzwerk hosten.
Im Schritt Daten » "Datenquelle auswählen" legen Sie die Quelldatei für den App-Erstellungsprozess fest. Welche Möglichkeiten hier bestehen und was mit Ihrer Datei passiert erfahren Sie in dem Artikel "Was passiert mit meiner Datei?".
Wählen Sie die gewünschte Datei von Ihrem PC aus, oder klicken zunächst auf das Symbol Ihres Cloud-Anbieters.
Detaillierte Informationen zu den einzelnen Auswahlmöglichkeiten und Cloud-Anbietern erhalten Sie in dem Abschnitt "Schritt 1: Quelldatei auswählen" unter https://support.openasapp.net/hc/de/sections/202073925
Arbeitsblatt auswählen und Daten bestätigen
Besteht Ihre Excel Datei aus mehreren Arbeitsblättern, entscheiden Sie im Schritt Daten » "Daten bestätigen", welches Blatt Sie dem Open as App Wizard zur Analyse geben. Der Open as App Wizard wird die Architektur, sowie die Formatierungen des ausgewählten Arbeitsblattes analysieren und im nächsten Schritt passende Vorschläge für Ihre App anbieten. Diese Analyse soll Ihnen lediglich den App-Erstellungsprozess erleichtern und bedeutet keineswegs, dass Sie Daten von den übrigen Arbeitsblättern nicht verwenden können.
Template für die App bestimmen
Nach der Analyse (bei der keine Inhalte Ihres Spreadsheets ausgelesen werden, sondern nur die Architektur betrachtet wird) schlägt der Wizard verschiedene Apps vor. Die Templates optimieren den App-Erstellungsprozess dahingehend, dass einzelne Schritte angepasst werden. So können Sie beispielsweise bei einer Liste andere Grundeinstellungen vornehmen als bei einer Kalkulation.
Selbstverständlich ist es möglich zu einer Liste-App Kalkulationsfelder hinzuzufügen und umgekehrt. Das Template bestimmt im Wesentlichen nur den ersten Erstellungsprozess. Welche Templates es gibt erfahren Sie in dem Artikel "Was ist ein Template?".
Die Auswahl des Template, soll Ihnen manuelle Arbeitsschritte im weiteren Verlauf abnehmen. So wird zum Beispiel bei dem Template "Liste & Karte" nicht nur die erkannte Liste als Element Ihrer App hinzugefügt, sondern automatisch eine weitere Seite angelegt, die die Daten aus dem Liste-Bereich in einer Landkarte anzeigt.
Voraussetzung für die Darstellung der Daten in einer Landkarte sind die Längen- und Breitengrade der einzelnen Einträge. Siehe hierzu folgenden Artikel: https://support.openasapp.net/hc/de/articles/207919915.
Da Sie bei Open as App unbegrenzt Apps erstellen können, laden wir Sie herzlich dazu ein, verschiedene Typen auszuprobieren. Gerne können Sie auch unsere Beispieldateien (Sample-Files) verwenden und so die einzelnen Schritte der Verwandlung einer Excel Datei in eine App live kennenlernen.
Das Template wird im Schritt Template » "Wählen Sie den Typ Ihrer App" mit einem Klick auf "Weiter" bestätigt. Danach kann der mehrstufige Design-Prozess beginnen.
Der Schritt Design variiert je nachdem, welches Template gewählt wurde. Während Sie bei Kalkulationen hier die einzelnen Input- und Outputfelder auswählen, definieren Sie bei Listen die verschiedenen Ansichten.
Bitte beachten Sie, dass der Schritt Design aus mehreren Einzelschritten besteht und Sie im Verlauf auch Diagramme hinzufügen, sowie die einzelnen Elemente nochmal zusätzlich bearbeiten können.
Erster Design-Schritt bei Listen
Auf der "Sichtbare Spalten wählen" Seite bestimmen Sie welche Spalten Sie in der App anzeigen möchten und in welcher Reihenfolge. Das Liste Element besteht dabei aus verschiedenen Ansichten, die unabhängig voneinander gestaltet werden können:
- die Liste - die beim Starten der App direkt sichtbar ist,
- die Detail-Ansicht - die Sie mit einem Klick auf einen Eintrag öffnen, um dort den Inhalt aus weiteren Spalten zu sehen,
- und die Listen-Analyse - mit der Sie eine Filterfunktion, sowie eine Auswertung der Daten in Diagramm-Form hinzufügen können. Detaillierte Informationen zur Listen-Analyse (ehem. "Dynamisches Dashboard") finden Sie in diesem Artikel: https://support.openasapp.net/hc/de/articles/206254844.
In diesem Schritt können Sie bereits definieren, ob die Einträge in der Liste-Ansicht nach einer Spalte gruppiert werden sollen, nach welcher Spalte sie sortiert werden sollen und in welcher Reihenfolge.
Für die Detail-Ansicht und Listen-Analyse stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung.
Wir haben für Sie ein Tutorial vorbereitet, in dem die Erstellung einer Bestandsliste-App Schritt für Schritt erklärt wird. Schauen Sie bei Interesse in diesen Artikel rein: "Excel Bestandsliste in eine App mit Listen-Analyse und Diagrammen umwandeln".
Erster Design-Schritt bei Kalkulationen
Auf der "Zellen auswählen" Seite wählen Sie die Felder aus Ihrem Tabellendokument aus, die Sie auf der ersten Seite Ihrer App sehen möchten. Sie können später - im zweiten Design-Schritt - weitere Seiten und Zellen hinzufügen und jedes einzelne Element Ihrer App verschieben oder umgestalten.
Wenn Ihre Datei aus mehreren Arbeitsblättern besteht und sie Eingabe-/Ausgabezellen von verschiedenen Arbeitsblättern der Quelldatei auf einer Seite in der App anzeigen möchten, können Sie bequem zwischen den einzelnen Blättern wechseln und die Zellen hinzufügen.
Beachten Sie, dass der Open as App Wizard beim Hinzufügen einer Zelle automatisch nach einer sinnvollen Beschriftung (Titel) für diese Zelle schaut. Es ist nicht notwendig sowohl die Eingabe-/Ausgabezelle und die Beschriftungszelle zu Ihrer App hinzuzufügen. Im zweiten Design-Schritt können Sie mühelos nicht passende Beschriftungen ändern, zusätzliche Überschriften hinzufügen etc.
Für die Kalkulation steht Ihnen ein separates Tutorial zur Verfügung. Dort erfahren Sie, wie Sie eine Angebotserstellung-App, mit der Sie die kalkulierten Angebote direkt als PDF-Datei an den Kunden versenden können, erstellen. Excel Lizenzrechner App mit Angebotserstellung
Nachdem die ersten Inhalte und Logik für Ihre App weitestgehend definiert wurden, haben Sie im zweiten Design-Schritt die Möglichkeit weitere Einstellungen an Ihrer App vorzunehmen. Das können optische Veränderungen der Elemente sein - die man beispielsweise über die Vorschau oder unter "Design & Info" vornehmen kann, oder Sie aktivieren weitere Funktionen für Ihre App. Bei Kalkulationen kann das bspw. die Druckfunktion sein, bei Listen-Elementen die Möglichkeit die Datenquelle mobil zu bearbeiten - von Ihrem Endgerät aus.
Zweiter Design-Schritt bei Listen
Für eine Liste-Applikation haben Sie den Großteil Ihrer App bereits mit der Auswahl des Template und im ersten Design-Schritt definiert. Nach Veröffentlichung können Sie Ihre App jederzeit im Web-Portal bearbeiten, mit weiteren Seiten, Elementen und Funktionen "ausstatten". Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Abschnitt "Ihre App designen".
Zweiter Design-Schritt bei Kalkulationen
Kalkulatoren sind in der Regel die komplexeren Apps im Vergleich zu Listen. Excel Kalkulationen bestehen aus vielen Input- und Outputfeldern oder Diagrammen. Der zweite Design-Schritt bei Kalkulationen hilft Ihnen dabei, Ihre App möglichst effektiv zu gestalten. Hier können Sie zusätzliche Seiten zu Ihrer App hinzufügen, auf der Sie weitere Eingabe- oder Ausgabezellen oder Diagramme hinzufügen. Unter https://support.openasapp.net/hc/de/articles/207232199 bekommen Sie einen tieferen Einblick in den App-Designer. Dort werden die einzelnen Elemente einer App erklärt und Sie erfahren, wie jedes davon individuell bearbeitet werden kann.
App erstellen - Veröffentlichung Ihrer App
Im letzten Schritt der App-Erstellung benennen Sie Ihre App und können (optional) eine Beschreibung hinzufügen. Diese wird beispielsweise für die Einladungs-E-Mails verwendet, wenn Sie Personen zur Nutzung Ihrer App einladen.
Jede neu erstellte App ist zunächst nur für Sie - als Ersteller und Administrator - sichtbar. Niemand sonst hat Zugriff auf diese App, solange Sie ihn nicht explizit dazu einladen. Wie Sie den Zugriff auf Ihre App verwalten können, wird detailliert unter https://support.openasapp.net/hc/de/articles/208137385 erklärt.
Mit einem Klick auf den "App erstellen" Button erstellen Sie offiziell eine App. Herzlichen Glückwunsch!
Wenn Sie für die Erstellung der App eine Datei von Ihrem PC ausgewählt haben, wird nun eine Kopie in der Microsoft Azure Europe basierten Cloud von Open as App gesichert, um als Quelldatei für Ihre App zu dienen. Ihre Datei kann dort selbstverständlich nicht von Dritten eingesehen oder bearbeitet werden.
Sie sind nicht eingeloggt oder haben sich noch nicht registriert? Die Registrierung bei Open as App ist kostenlos!
Die nicht-gewerbliche Nutzung ist für private Anwender als auch zur ausgiebigen Evaluierung für Unternehmen, zeitlich unbegrenzt und kostenlos. Weitere Informationen zu Open as App und wie Sie Ihre Tabellendokumente mobilisieren finden Sie in dem Artikel "Willkommen bei Open as App".
Sie haben bereits ein Open as App Konto? Wunderbar, dann wissen Sie ja wie es weitergeht.
Nun ist alles fertig und Ihre App wartet darauf genutzt zu werden.
Neu hier? Ihre App wird mit der "Open as App"-App geöffnet und genutzt. "Open as App" ist kostenlos für iOS, Android, Windows 10 Geräte, sowie im Web Browser erhältlich. Laden Sie "Open as App" in Ihrem Store herunter und loggen sich mit Ihren Zugangsdaten ein. Die von Ihnen erstellten Apps, werden im Ordner "Meine Apps" abgelegt. Dank Verwendung dieser "Container-App"-Lösung ist es möglich, dass Ihre App sofort mobil - auf allen Plattformen - verfügbar ist und alle Änderungen in wenigen Sekunden als Update auf den Geräten Ihrer Nutzer ausgerollt werden. Auf dieser Weise sind alle immer up-to-date und Sie müssen keine App in den jeweiligen Stores administrieren, was ein immenser Zeit- und Kostenfaktor ist und Ihre IT zusätzlich beansprucht.
Wie Sie Open as App herunterladen und bedienen, erfahren Sie in dem Artikel "Open as App | Download und Login".
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