Listen über die App bearbeiten | Mobile Datenerfassung & Daten zurückschreiben

Mit der "Daten zurückschreiben" Funktion, können Sie den Inhalt Ihrer Liste direkt über Ihr Smartphone bearbeiten, und so von unterwegs Daten in die Quelldatei zurückschreiben.

In Verbindung mit der Möglichkeit neue Zeilen zu Ihrer Liste hinzuzufügen, können Sie mit Open as App eine eigene mobile Datenerfassung realisieren.

• Allgemeine Informationen
• Daten zurückschreiben aktivieren
• Daten zurückschreiben in Google Sheets
• Daten über die App bearbeiten und speichern
• Einzelne Spalten vom Editieren ausschließen
• Neue Einträge zur Liste hinzufügen
• Logdatei mit allen Änderungen einsehen
• Aktualisierte Excel Datei runterladen

Allgemeine Informationen

Die Option "Listen bearbeiten" ist verfügbar bei Quelldateien die in der Open as App Cloud (Microsoft Azure Europe) gehostet werden.

Wenn Sie Ihre App aus einem Google Sheet erstellt haben, ist es möglich diese Quelldatei über die App zu bearbeiten, wenn Sie die Linkfreigabe bei dieser Datei auf "Jeder mit dem Link darf Datei bearbeiten" gestellt haben.

Wir arbeiten bereits an weiteren Anbindungen, sodass Sie bald Daten auch in Ihre (Dritt-)Systeme wie Salesforce, Microsoft Dynamics, NAV etc. zurückschreiben können.

Wenn Sie Ihre App aus einer Excel-Datei aus Ihrer Dropbox oder Ihrem OneDrive erstellt haben, wird es ebenfalls möglich sein diese Quelldatei über die App zu bearbeiten.

Daten zurückschreiben aktivieren

Um Daten in Ihrer Liste direkt aus der App heraus zu bearbeiten, muss die Funktion "Listen bearbeiten" aktiviert werden. Mit dem Aktivieren der "Listen bearbeiten" Funktion, können Nutzer neue Datensätze zu der Liste hinzufügen und bestehende Datensätze bearbeiten. Alle Aktivitäten werden im Datenprotokoll aufgelistet.

Um die "Listen bearbeiten" Funktion zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Ihre App im Web Portal.
2. Navigieren Sie in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
3. Wechseln Sie in die "Daten zurückschreiben" Ansicht.
4. Aktivieren Sie die Funktion "Listen bearbeiten" indem Sie den Schalter umlegen.
5. Speichern Sie die Änderungen und aktualisieren Ihre App.

Nachdem Sie Ihre App auf Aktualisierungen überprüft haben, kann Ihre Liste bearbeitet und erweitert werden.

Wie Sie Ihre Liste in der App bearbeiten erfahren Sie im Abschnitt "Daten über die App bearbeiten und speichern".

Daten zurückschreiben in Google Sheets

Die Funktion "Listen bearbeiten" kann auch mit Google Sheets verwendet werden (Beta).

Nachdem Sie die Funktion "Listen bearbeiten" in Ihrer (auf einem Google Sheet basierenden) App aktiviert haben, müssen Sie die Linkfreigabe-Einstellungen der Quelldatei überprüfen und ggf. ändern.

Loggen Sie sich hierzu in Ihren Google Sheet Account ein und ändern bei der entsprechenden Datei die Linkfreigabe auf "Jeder mit dem Link darf Datei bearbeiten".

Bitte beachten Sie, dass beim Hinzufügen eines neuen Datensatzes, Formeln aus der vorherigen Zeile nicht in die neue Zeile kopiert bzw. in der neuen Zeile fortgeführt werden. Etwaige Berechnungslogik die Sie auf Zeilen-ebene anwenden wird in der neuen Zeile daher nicht verfügbar sein.

Fehler beim Bearbeiten

Sollten Probleme beim Bearbeiten eines Datensatzes auftreten, prüfen Sie die Adresse bei dem Liste Element. Achten Sie darauf nur den Startpunkt anzugeben - also die Zelle in der Ihre Liste beginnt (Tabelle1!A1) und nicht einen fest definierten Bereich zu definieren (Tabelle1!A1:D30).

Daten über die App bearbeiten und speichern

Sie können bereits vorhandene Datensätze (Zeilen Ihrer Liste) wie folgt in der App bearbeiten:

1. Öffnen Sie Ihre App.
2. Klicken Sie auf den Eintrag den Sie bearbeiten möchten, um die Detailansicht zu öffnen.
3. Klicken Sie in der Detailansicht auf das Icon rechts oben (Stift), um die Bearbeitung zu starten.
4. Ändern Sie die gewünschten Werte.
5. Speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf das Icon rechts oben (Diskette).

Je nachdem, wie die Spalten für die Detailansicht Ihrer Liste definiert sind (Spaltentyp), werden Sie die Werte aus dieser Spalte mit einer passenden Eingabemethode ändern können. Bei Spalten die als "Datum" definiert sind klappt dann bspw. ein Kalender aus, über den Sie schnell und bequem ein Datum auswählen können.
Beim Editieren von Zahlen öffnet sich der Nummernblock, bei Auswahllisten (toggle) können Sie die erlaubten Werte über ein Drop-Down-Menü auswählen etc.

Um den Spaltentyp zu ändern, öffnen Sie die App im Web Portal » Öffnen Sie den Editor für Ihre Liste » Definieren Sie den Spaltentyp für die Detailansicht (rechts).  (Achtung: In der Animation unten wird die Listenansicht bearbeitet (links). Das Prinzip ist aber dasselbe.)

Unter folgendem Link finden Sie ein Tutorial zur Erstellung einer Bestandsliste App: https://support.openasapp.net/hc/de/articles/207918675. In diesem Artikel wird der App-Erstellungsprozess Schritt für Schritt erklärt.

Einzelne Spalten vom Editieren ausschließen

Es ist möglich, einzelne Spalten vom Editieren auszuschließen. Spalten die vom Editieren ausgeschlossen sind, werden wie editierbare Spalten in der Detailansicht angezeigt. Startet man jedoch die Bearbeitung des Datensatzes, bleiben nur die editierbaren Werte sichtbar, sodass der User sich schneller "durcharbeiten" kann und nur die zugelassenen Werte ändert.

Diese Einstellung kann im Reiter "Main" des Liste-Editors vorgenommen werden.

1. Öffnen Sie Ihre App im Web Portal.
2. Öffnen Sie den Editor für die Liste. (Vorschau » Bleistift-Symbol auf dem Liste-Element)
3. Im Reiter "Main", klicken Sie auf der "Detailansicht-Spalten" Seite (rechts) auf das Bleistift-Symbol bei der entsprechenden Spalte.
4. Wählen Sie die gewünschte Einstellung aus.
   "Read and write" = Spalte kann bearbeitet werden
   "Read only" = Spalte kann nicht bearbeitet werden
5. Bestätigen Sie die Änderungen mit einem Klick auf das Häkchen im unteren Bereich des Editors.
6. Speichern Sie die Änderungen und aktualisieren Ihre App.

Neue Einträge zur Liste hinzufügen

Sie können neue Einträge zu Ihrer Liste hinzufügen und somit nicht nur bereits vorhandene Daten bearbeiten, sondern Ihre App zur mobilen Datenerfassung benutzen.

Bitte beachten Sie, dass in die neue Zeile keine Formeln übertragen/kopiert/fortgeführt werden wenn Sie ein Google Sheet als Datenquelle verwenden, sodass keine Kalkulationen innerhalb der Zeilen stattfinden. Lediglich die Formatierung der jeweiligen Spalte wird beachtet.

Neue Einträge können über den großen + Button innerhalb Ihrer App, oder wie folgt hinzugefügt werden:

1. Öffnen Sie Ihre App.
2. Klappen Sie das rechte Funktionsmenü aus.
3. Klicken Sie auf "Hinzufügen".
4. Geben Sie die gewünschten Werte in der Detailansicht ein.
5. Speichern Sie den Datensatz mit einem Klick auf das Icon rechts oben (Diskette).

Datenprotokoll einsehen und herunterladen

Das Datenprotokoll bietet Ihnen die Möglichkeit alle Änderungen nachverfolgen zu können. Dort finden Sie beispielsweise Informationen darüber wann, welche Daten, von welchem User gespeichert oder geändert wurden.

In der "Datenprotokoll anzeigen" Ansicht werden alle Änderungen tabellarisch aufgelistet. Diese Tabelle kann nach bestimmten Werten gefiltert, gruppiert oder durchsucht werden.

Das Datenprotokoll wird automatisch beim Öffnen der "Datenprotokoll anzeigen" Ansicht aktualisiert.

Um das Datenprotokoll zu sehen, gehe Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Ihre App im Web Portal.
2. Navigieren Sie in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
3. Wechseln Sie in die "Datenprotokoll anzeigen" Ansicht.

Das Datenprotokoll kann auch als vollständige Excel-Datei heruntergeladen und weiterverarbeitet werden. Sie können diese Datei danach bspw. in eines Ihrer Systeme Importieren.

1. Öffnen Sie Ihre App im Portal und navigieren in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
2. Wechseln Sie in die "Datenprotokoll anzeigen" Ansicht.
3. Unter der Tabelle mit allen Datensätzen befindet sich der "Download" Button mit dem Sie das gesamte Datenprotokoll als .xlsx Datei herunterladen können.

Aktualisierte Quelldatei runterladen

Das (über die App) bearbeitete und ggf. mit neuen Daten befüllte Spreadsheet kann als vollständige Datei heruntergeladen werden.

Basiert Ihre App auf einem Google Sheet (siehe: "Daten zurückschreiben in Google Sheets") ist dieser Schritt nicht notwendig, da Sie die Änderungen live in Ihrem Google Sheets Account sehen können.

Um das bearbeitete und ggf. mit neuen Daten befüllte Spreadsheet runterzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Ihre App im Web Portal.
2. Navigieren Sie in die Ansicht "Daten verwalten" im linken Menü.
3. Wechseln Sie in die "Spreadsheet ändern" Ansicht.
4. Klicken Sie auf den "Download" Button unter der Vorschau Ihres Spreadsheets.

Bitte beachten Sie, dass die Vorschau Ihres Spreadsheets nicht automatisch beim Öffnen der "Spreadsheet ändern" Ansicht aktualisiert wird, sodass Ihnen hier ein "alter" Stand angezeigt wird.
Um die Vorschau zu aktualisieren, aktualisieren Sie Ihr Browserfenster (z.B. über die Taste F5 auf Ihrer Tastatur).

Beim Klick auf "Download" laden Sie immer die aktuelle Version Ihres Spreadsheets herunter - auch wenn die Vorschau einen älteren Stand der Datei anzeigt.