Apps verteilen und Personen einladen

Die von Ihnen erstellte App wird standardmäßig im Prototyp-Modus veröffentlicht. Das bedeutet, dass nur Sie Zugriff auf diese App haben, solange Sie dies nicht in den Einstellungen der App ändern.

Mit Open as App haben Sie die Möglichkeit Ihre Apps mit einem von Ihnen definierten Personenkreis zu teilen oder sie öffentlich machen und so allen Personen Zugriff darauf gewähren. Öffentliche Apps eignen sich hervorragend für Events, AppLetter (statt Newsletter), Produktkataloge, Angebotsrechner, und und und...

Verteilen von Apps und Hubs

• Freigabe einer App oder eines Hubs
• App mit bestimmten Personen teilen
• Einladung personalisieren
• Erweiterte Berechtigungen erteilen
• App der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen
• App im Prototyp-Modus nutzen
• Zu beachten bei der Freigabe von Hubs

Freigabe einer App oder eines Hubs

Die Freigabeeinstellungen - und somit wer Ihre App nutzen kann - können für jede App spezifisch bestimmt werden. Dadurch behalten Sie stets die volle Kontrolle über Ihre Daten.

Es gibt drei verschiedene Einstellungen mit denen Ihre App genutzt werden kann. Prototyp, Privat, Öffentlich. Je nach Modus stehen Ihnen weitere Einstellungen zur Verfügung, um beispielsweise die Nutzergruppe bei privaten Apps ganz genau zu definieren.

1. Öffnen Sie Ihre App im Web Portal.
2. Klicken Sie auf die Kachel im linken Menü in der der aktuelle Modus der App angezeigt wird, um in die "Teilen"-Ansicht zu gelangen. 
3. Hier können Sie den Modus ändern und entsprechend weitere Optionen sichtbar machen, wie zum Beispiel das Einladen spezifischer Personen zu der App.

Ist Ihre App im Modus "Privat", können Sie einzelne Personen und von Ihnen bereits definierte Gruppen zu dieser App einladen.

Ist Ihre App im Modus "Öffentlich" machen Sie Ihre App für alle Nutzer von Open as App verfügbar. Ihre App kann ganz bequem über die Suchfunktion innerhalb von Open as App gefunden oder per Link geteilt werden.

Einen ausführlichen Artikel zur Nutzerverwaltung bei Open as App finden Sie hier: "Team, User, Gruppen und Gäste | Userverwaltung".

App mit bestimmten Personen teilen

Um eine App mit genau definierten Personen(Gruppen) zu teilen, ändern Sie den Modus der App auf "privat". Danach können Sie über die Eingabezeile einzelne Personen und von Ihnen definierte Gruppen zu der App einladen.

1. Öffnen Sie Ihre App im Web Portal.
2. Klicken Sie auf die Kachel im linken Menü in der der aktuelle Modus der App angezeigt wird, um in die "Teilen"-Ansicht zu gelangen.
3. Ändern Sie den Modus auf "Privat".
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person in die Eingabezeile ein, oder wählen diese aus der Liste aus.
5. Klicken Sie auf den grünen Button bei der Eingabezeile, um die Einladungen zu versenden.
   Die Personen(Gruppen) erhalten daraufhin eine E-Mail und Benachrichtigung in der Open as App Anwendung.Die Personen (Gruppen) erhalten eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der Anwendung Open as App.

Mit Gruppen können Sie Listen von Nutzern erstellen und verwalten, die Zugriff auf dieselben Apps benötigen. Gruppenmitglieder werden automatisch zu allen für die Gruppe freigegebenen Apps und Hubs hinzugefügt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Personen in Gruppen eingeteilt werden können, um Einladungen bei größeren Teams besser verwalten zu können: "Gruppen erstellen und verwalten"

Einladung personalisieren

Wird eine Einladung zu einer privaten App versendet, erhält der Empfänger eine E-Mail über die er die Einladung zu der App annehmen kann.

Die E-Mail sieht wie folgt aus:

In der E-Mail platzieren wir an vielen Stellen Informationen über den Absender, um die Nachricht zu personalisieren. So tauchen der Name und E-Mail des Absenders, Name der App oder des Teams in der Nachricht auf. Auch das App Icon ist hier sichtbar, sowie die Beschreibung der App. Mit der Beschreibung lassen sich eingeladene Personen wunderbar auf die App einstimmen. Pitchen Sie hier Ihre Lösung! Es ist toll, dass Sie die App erstellt haben mit der Sie Ihrem Team helfen. Die Beschreibung kann in den App Einstellungen hinterlegt werden:

Der Team Name kann in den Team-Einstellungen geändert werden:

"Contoso" ist in unserem Beispiel der Team Name. Diesen platzieren wir auch als Absender der E-Mail. Die Absender-Adresse der Einladung ist no-reply@openasapp.com. Ein Versand der E-Mail mit der persönlichen Adresse als Absender ist nicht möglich. Antwortet man jedoch auf diese E-Mail, wird als Empfänger die Adresse des einladenden eingetragen.

Erweiterte Berechtigungen erteilen

Nachdem Sie die App mit jemandem geteilt haben, können Sie festlegen, ob die Person die App nur konsumieren, die Konfigurationen anzeigen oder vielleicht auch verwalten darf.

Wichtig: Konfiguration oder das Verwalten von Apps ist nicht für User mit der Rolle "Guest" möglich.

Klicken Sie auf das Symbol auf der rechten Seite der eingeladenen Person.Sie können zwischen drei Modi wählen.

• Darf App verwenden- Die Person kann die App über ihr Endgerät konsumieren/benutzen (Standard) 
• Darf App-Konfigurationen anschauen - Die Person kann die App über ihr Endgerät konsumieren/benutzen und die Konfigurationen der App im Portal einsehen.
• Kann App bearbeiten - Die Person kann die App über ihr Endgerät konsumieren/benutzen und die Konfigurationen der App im Portal bearbeiten.

Wenn die App im Modus "Darf App-Konfigurationen anschauen" oder "Kann App bearbeiten" freigegeben wurde, kann die betreffende Person das Team im Portal wechseln und die App-Konfigurationen einsehen oder bearbeiten.

App der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen

Apps im Öffentlich-Modus sind für alle Personen verfügbar und können ohne Registrierung auf nahezu allen mobilen Endgeräten und im Web Client benutzt werden. Unternehmen nutzen diesen Modus bei Apps die Sie für Events verwenden, Kunden-Umfragen, AppLetter (statt Newsletter), Produktkataloge, Kalkulatoren, und und und...

1. Öffnen Sie Ihre App im Web Portal.
2. Klicken Sie auf die Kachel im linken Menü in der der aktuelle Modus der App angezeigt wird, um in die "Teilen"-Ansicht zu gelangen.
3. Ändern Sie den Modus auf "Öffentlich".
4. Speichern Sie die Änderungen.

Ihre App kann nun über die Suchfunktion in Open as App auf den Smartphones gefunden werden. Nutzer können Ihre App konsumieren und mit weiteren Personen teilen. Selbstverständlich haben weiterhin nur Sie die "Admin-Rechte" an der App und nur Sie haben Zugriff auf diese App im Web Portal. Somit bleibt Ihre Quelldatei weiterhin geschützt und die Nutzer sehen nur das, was sie sehen dürfen.

Teilen Sie Ihre App mit der Welt in sozialen Netzwerken, über Werbe-Kampagnen, per QR-Code oder E-Mail.

App im Prototyp-Modus nutzen

Sie können die App jederzeit in den Prototypenmodus wechseln. Damit ist die App nur noch für Sie persönlich - als Ersteller der App - sichtbar und wird von den Geräten aller Nutzer der App entfernt.

Zu beachten bei der Freigabe von Hubs

Die Freigabeeinstellungen können bei Hubs wie bei Apps geändert werden. Bitte beachten Sie, dass die Freigabeeinstellungen des Hubs nicht auf die Freigabeeinstellungen der App vererbt werden. Es ist also möglich eine private App zu einem öffentlichen Hub hinzuzufügen. Die private App wird weiterhin nur den Personen angezeigt, die Zugriff auf diese App haben. Die App wird also nicht Public, nur weil sie zu einem Public Hub hinzugefügt wurde. 

Sollte eine App nicht im gewünschten Hub erscheinen, prüfen Sie daher zunächst die Freigabeeinstellungen der App. (Siehe: "App erscheint nicht im Hub".)