In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie eine Excel-Liste nutzerfreundlich als App auf Ihrem Mobilgerät verfügbar machen.
Mit Open as App können Sie die breite Masse an Listen/Tabellen und Datenbanken in Ihrem Unternehmen in native Apps umwandeln. Das können einfache Bestands- oder Kundenlisten, die Sie und Ihre Mitarbeiter täglich benutzen, oder komplexe Planungslisten, die Sie mit Excel bewerkstelligen und auswerten, sein. Die Logik aus der Excel-Datei bleibt dabei selbstverständlich in der App erhalten und kann mit zusätzlichen Funktionen erweitert werden, sodass Sie Zeile für Zeile weiterhin mit berechneten Werten arbeiten können.
Neben Excel oder Google Sheet als Datenquelle können auch Drittsysteme angebunden werden. Auf diese Weise kommen Daten direkt aus Ihrer SQL Datenbank, Ihrem Salesforce oder Microsoft Dynamics CRM und können in der App angesehen und ausgewertet werden - ohne Umwege.
Neben dem Lesezugriff gibt es auch die Möglichkeit in die Datenquelle zurück zu schreiben, sodass Sie mit Open as App ein perfektes mobiles Frontend für Ihr System erstellen können.
Die einzelnen Schritte der Erstellung einer App basierend auf einer Excel Liste:
- Vorbereitung der Datenquelle & Tipps
- App Creator starten
- Datenquelle wählen
- Datenanalyse
- Template auswählen
- Design bearbeiten
- App speichern
- App auf dem Smartphone installieren
Die in diesem Tutorial erstellte App basiert auf der Bestandsliste aller im Unternehmen vorhandenen Computer. Die Excel Datei enthält insgesamt knapp 600 Zeilen und 8 Spalten, in denen sich Informationen zu jedem einzelnen Gerät befinden. Mit der App wollen wir eine bequeme Möglichkeit schaffen, effektiv von unterwegs auf diese Daten zuzugreifen und sie mit mehreren Personen zu bearbeiten.
Vorbereitung der Datenquelle & Tipps
Je strukturierter die Daten, umso besser kann man damit in der App arbeiten. Beachten Sie daher folgende Punkte:
- Leere Spalten: Unterbrechen Sie nicht den Lauf Ihrer Liste, indem Sie einzelne Felder außerhalb der Tabellenstruktur platzieren oder leere Spalten verwenden. Gerade wenn Sie Daten erfassen möchten empfiehlt es sich den Listenbereich auf einem separaten Arbeitsblatt in der Quelldatei zu platzieren. Berechnungen, die auf dem Listenbereich basieren, können auch auf einem anderen Arbeitsblatt durchgeführt werden (z.B. "Summe Spalte B von Arbeitsblatt 1").
- Überschriftenzeile: Eine Liste enthält in der obersten Zeile die Spaltenüberschriften. So werden diese auch automatisch vom Wizard erkannt und den einzelnen Werten in den darunterliegenden Zeilen zugewiesen.
- Zusammengeführte Zellen: Eine Zelle = Ein Wert. Verbundene Zellen oder Zellen mit mehreren Angaben, können nicht analysiert werden und sollten daher umstrukturiert oder entfernt werden.
Die Liste auf dem Bild unten ist optimal formatiert für die Erstellung Ihrer App.
Die App-Erstellung findet im Open as App Web Portal statt.
Starten Sie den App-Erstellungsprozess mit einem Klick auf diesen Link: App Creator.
Bereits bestehende Nutzer können die App-Erstellung auch jederzeit im linken Menü des Web Portals aufrufen. Klicken Sie hierzu auf den Menüeintrag "App Creator".
Alternativ gelangen Sie immer über diese URL zum App Creator: https://www.openasapp.net/portal#!/apps/wizard/data.
Die Erstellung der App beginnt mit der Auswahl der Datenquelle. Sie können ein Spreadsheet (Excel Datei) von Ihrem PC hochladen oder eine Online gespeicherte Datei auswählen (z.B. aus Ihrer Dropbox, SharePoint Online oder OneDrive). Wie bereits erwähnt, können die Daten auch aus einem Google Sheet oder einem der bereits integrierten Drittsysteme stammen.
Ausführliche Informationen zu den möglichen Datenquellen die Sie in Ihrer App verwenden können, finden Sie in dem Abschnitt Data.
Wir suchen zunächst die Datei, die wir in eine App verwandeln möchten, aus.
In diesem Beispiel erstellen wir eine Bestandsliste und laden die Excel Datei von unserem Computer hoch. Dazu klicken wir auf "Datei Auswählen", um den Datei-Picker zu öffnen und suchen die gewünschte Datei (Spreadsheet).
Um einen externen Service anzubinden, oder eine Online verfügbare Datei zu verwenden, wählen Sie den gewünschten Anbieter.
- Wählen Sie die gewünschte Datei/Datenquelle aus.
Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, werden Sie automatisch zum nächsten Schritt weitergeleitet - der Datenanalyse durch den Open as App Wizard.
Wir halten einige Beispieldateien für Sie online bereit. Gerne können Sie diese benutzen, um Ihre Fähigkeiten zu trainieren. Die Tutorial-Dateien finden Sie im Bereich "Mit Beispieldateien lernen", den Sie über den Button unter der Datenquelle-Auswahlbox.
Dieser Schritt zeigt Elemente an, die Open as App in der Datenquelle erkannt hat. All diese Elemente können in den folgenden Schritten ganz einfach per Klick importiert oder aktiviert werden.
- Drücken Sie auf "Weiter" um App-Vorschläge (Templates) für diese Daten zu sehen.
Template für die App auswählen
Basierend auf den Daten in der Datenquelle, schlägt der Open as App Wizard automatisch "App-Templates" als geeignete Schablone vor. Anhand dieser Auswahl wird der weitere Designprozess angepasst, da eine Kalkulation andere Funktionen enthalten sollte als beispielsweise eine Bestandsliste. Außerdem ordnen wir die Spalten für die Darstellung ggf. etwas um, oder passen das Layout an. Je nach Daten werden Sie im Laufe der Zeit verschiedene Templates kennenlernen.
Auf der linken Seite sehen Sie eine Vorschau Ihrer App. Die Tabelle wird zunächst in der Listenansicht gezeigt (klassische Tabellenansicht, in der die ersten Spalten sichtbar sind). Klickt man auf eine der Zeilen, öffnet sich die Detailansicht dieser Zeile. Bitte beachten Sie, dass das der erste Entwurf ist, der in Folgeschritten angepasst werden kann.
- Wählen Sie das gewünschte Template und drücken auf "Weiter".
Der Schritt "Design" besteht aus mehreren Einzelschritten. Zunächst können Sie die Anordnung der Spalten anpassen, einzelne Spalten aus der Ansicht ausblenden, oder Funktionen für Ihre Liste aktivieren.
Um den Open as App Entwurf individuell anzupassen, klicken Sie auf den Button "Jetzt anpassen".
Ansichten in der Liste
Die klassische Liste besteht aus insgesamt drei Ansichten, die Sie separat gestalten können. Der Listenansicht, der Detailansicht und der Listenanalyse.
In jeder Ansicht stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Für jede Ansicht können Spalten ausgeblendet oder beliebig angeordnet werden. Jede Spalte wird dabei durch eine Box repräsentiert. Innerhalb dieser Boxen können Spalten-Spezifische Einstellungen vorgenommen werden.
Spalten ein und ausblenden
Um eine Spalte auszublenden, klicken Sie bei der Spalten-Box auf das Auge-Icon. Diese Spalte wird nun nicht mehr in dieser Ansicht angezeigt. Die Box rutscht dabei nach unten, wo alle ausgeblendete Spalten sind. Um eine Spalte wieder einzublenden, scrollen Sie nach unten zu der Liste der ausgeblendeten Spalten und klicken wieder auf das Auge-Icon, um die Spalte zu aktivieren.
Spalten anordnen
Sie können die Reihenfolge der Spalten per Drag & Drop ändern. Greifen Sie die Box mit der linken Maustaste am Punkte-Icon (am rechten Rand der Box), bewegen diese an die gewünschte Position und lassen dort die linke Maustaste wieder los.
Spaltentyp definieren
Je nach Daten, die sich in der Spalte befinden, definieren wir einen Spaltentyp. Das hat Auswirkungen auf die Position des Wertes in der Spalte (bspw. Wert wird in der Listenansicht rechtsbündig angezeigt), oder ob die Werte in dieser Spalte "interaktiv" werden. Interaktiv heißt, dass zum Beispiel Links (Hotlinks) zu Bilddateien, die in dieser Spalte enthalten sind direkt als Bild angezeigt werden und nicht nur als Link, wenn der Spaltentyp auf "Bild" gesetzt ist.
Um den Typ der Spalte zu ändern klicken Sie auf das Symbol (z. B. "TT") und wählen das gewünschte Format.
In der Detailansicht kann man Werte aus als "Web" definierten Spalten per Klick im Browser öffnen, "E-Mail"-Spalten leiten den angeklickten Wert an das E-Mail-Programm weiter, Klick auf einen "Phone" Wert startet die Telefon-App und fügt dort die angeklickte Nummer an.
Das sind nur ein paar Beispiele, die Ihnen zeigen sollen, wie Sie Ihre App sehr interaktiv machen können.
Listenansicht
Die Listenansicht ist oft die Erstansicht Ihrer Tabelle auf Ihrem Endgerät, sobald Sie die App öffnen. Hier werden die aktiven Spalten tabellarisch angezeigt. Hier können Sie Einstellungen für diese Ansicht vornehmen.
- Liste nach einer Spalte gruppieren
- Liste nach einer Spalte sortieren
- Aufsteigend / Absteigend
- Suchfunktion (de-)aktivieren
- Erste Zeile der Tabelle als "Überschrift" definieren
- Überschriftenzeile in der Listenansicht (aus-)einblenden
- Horizontales Scrollen (de-)aktivieren
- Die ersten x Spalten fixieren
- Die ersten x Zeilen fixieren
Für die Listenansicht kann die Breite der einzelnen Spalten beliebig definiert werden. Klicken Sie hierzu die Box, welche die Spalte repräsentiert an und ändern die Breite über den eingeblendeten Slider.
Detailansicht
Die Detailansicht erscheint, wenn Sie eines der Einträge aus der Liste auswählen.
Wenn Sie komplexe Listen mit vielen Spalten in eine App umwandeln lohnt es sich die Spalten zwischen der Listen- und Detailansicht aufzuteilen, um Nutzer der App nicht mit Informationen "zu überladen". In der Listenansicht lassen Sie die wichtigsten Spalten sichtbar, während Werte aus den restlichen Spalten nach Klick auf die Zeile angezeigt werden. Damit erzeugen Sie auch eher ein "App-Feeling".
Für die Detailansicht können Spalten ein- und ausgeblendet, sowie beliebig angeordnet werden. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, wirken sich nicht auf die Listenansicht aus, sodass Sie die Reihenfolge beliebig ändern können. Der Spaltentyp wird in der Regel mit den Einstellungen aus der Listenansicht synchronisiert.
Listenanalyse
Die Listenanalyse - mit ihren automatisch generierten Diagrammen - ist eine Art "Live-Pivot-Tabelle". Zu einem zeigt sie die Zusammensetzung der Daten aus dem Listenbereich an - indem Sie die Anzahl der Werte in der Spalte zählt, zum anderen aber auch in der Lage ist Werte aus diesen Spalten mit Werten aus Spalten mit numerischen Werten zu summieren.
Detaillierte Informationen zu dieser Funktionalität finden Sie im Artikel "Automatische Listenanalyse mit Diagrammen und Filterfunktion".
Spalten, die unter "Drilldown Spalten" aktiviert wurden, werden in der Filterzeile in der Listenansicht zum Filtern zur Verfügung stehen. Außerdem wird für diese Spalten ein Diagramm generiert in welchem die gezählten Werte grafisch dargestellt werden. Sie können Ihre Liste per Klick in das Diagramm ebenfalls filtern.
Neben den "Drilldown Spalten" gibt es auch die "Summen Spalten". Spalten die unter "Summen Spalten" aktiv sind werden mit jeder Spalte der aktiven "Drilldown Spalten" summiert, sodass hier mehrere Diagramme entstehen.
Mit der Listenanalyse ergänzen Sie Ihre App nicht nur um Diagramme, die Ihnen einen schnellen Überblick über die Daten aus dem Tabellenbereich verschaffen, sondern fügen weitere Funktionen zu Ihrer Liste hinzu. Gerade bei Apps, die auf Daten aus Drittsystemen basieren ist das ein großer Schritt in Richtung Mobile Business.
Detaillierte Informationen zu dieser Funktionalität finden Sie im Artikel "Automatische Listenanalyse mit Diagrammen und Filterfunktion".
Design & Anpassung
Im Unterschritt "Design & Anpassung" haben Sie viele Möglichkeiten Ihre App persönlicher zu gestalten - z. B. durch das Vornehmen einiger optischer Veränderungen.
Sie können Ihre App auch nachträglich bearbeiten.
Einzelne Elemente der App werden in der "Vorschau" bearbeitet. Um die Optionen für ein bestimmtes Element zu bearbeiten, klicken Sie in der Vorschau auf das Stift-Symbol bei dem Element, das Sie bearbeiten möchten. Die Symbole erscheinen sobald Sie Ihren Maus-Cursor darauf positionieren.
Der Einfachheit halber und weil die App im Grunde bereits fertig ist, werden wir nun zum nächsten Schritt gehen und klicken auf den Button "Weiter".
Weitere Informationen zum Schritt "Design & Anpassung" finden Sie in diesem Abschnitt: https://support.openasapp.net/hc/de/sections/201744459
Im letzten Schritt des App-Erstellungsprozesses können Sie Ihrer neuen App einen Namen geben und einige zusätzliche Informationen hinzufügen. Ihre App kann unter dem hier gewählten Namen in der Open as App Container-Anwendung (iOS, Android, Windows, Browser-Anwendung) gefunden werden. Dieser Name wird auch in der Titelzeile der App angezeigt.
Jede neu erstellte App ist zunächst nur für Sie - als Ersteller und Administrator - sichtbar. Niemand sonst hat Zugriff auf diese App, solange Sie ihn nicht explizit dazu einladen. Wie Sie den Zugriff auf Ihre App verwalten können, wird detailliert unter https://support.openasapp.net/hc/de/articles/208137385 erklärt.
Um Ihre App zu erstellen, gehen Sie im letzten Schritt wie folgt vor:
- Wählen Sie einen Namen für Ihre App aus.
- Fügen Sie eine kurze Beschreibung Ihrer App hinzu (optional).
- Klicken Sie auf "App erstellen", um die App-Erstellung abzuschließen.
Glückwunsch!
Sie haben Ihre Excel Liste in eine native App verwandelt, die nun sofort einsatzbereit ist! Ihre App läuft unter Android, iOS und Windows und kann über die Open as App Container-App konsumiert und mit Kollegen, Kunden und Freunden geteilt werden.
Falls Sie Open as App zum ersten Mal nutzen (oder nicht eingeloggt sind), werden Sie gebeten sich anzumelden oder ein Konto zu erstellen. Die Registrierung ist schnell und einfach - und kostenlos!
App auf dem Smartphone installieren
Sie erhalten innerhalb weniger Sekunden nach Erstellung eine E-Mail mit einem Link, der Sie direkt zu Ihrer App weiterleitet.
- Öffnen Sie die E-Mail auf dem Gerät, auf dem Sie die App nutzen möchten.
- Klicken Sie auf den Link.
- Die Host-Anwendung (die "Open as App"-App) wird Ihre neue App öffnen.
Host-Anwendung
Um Ihre eigene App benutzen zu können, muss die "Open as App"-App auf Ihrem Gerät installiert sein. Alle von Ihnen erstellten Apps werden dort für Sie zur Verfügung stehen. Falls Sie die Host-App noch nicht auf Ihrem Gerät installiert haben, laden Sie diese in Ihrem App-Store.
Open as App ist selbstverständlich kostenlos und für iOS, Android und Windows verfügbar.
- Laden Sie Open as App auf Ihrem Endgerät runter. Links zu den verfügbaren Versionen finden Sie hier: https://www.openasapp.net/get
Kommentare
0 Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.