Sie können Ihre App für den eigenen Gebrauch als "Prototyp" nutzen, oder diese mit Arbeitskollegen, Kunden oder Freunden teilen.
Die Userverwaltung bei Open as App ermöglicht Ihnen gezielt zu entscheiden, welche Nutzer welche Apps benutzen dürfen. Das garantiert Ihnen volle Kontrolle über Ihre Daten, denn Sie haben jederzeit die Möglichkeit gesamten Gruppen oder einzelnen Nutzern, dauerhaft den Zugriff auf Ihre App zu entziehen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Nutzerverwaltung bei Open as App aufgebaut ist.
Nutzerverwaltung bei Open as App
- Begriffserklärung: Team, Mitglied, Gruppe, Gast
- Team-Info
- Mitglieder einladen
- Gruppen erstellen und verwalten
- Gäste einladen und verwalten
- Zugriffsrechte bei Apps und Hubs verwalten
- Einladung annehmen
- Team verlassen
- Erweiterte Nutzerverwaltung
Begriffserklärung: Team, Mitglied, Gruppe, Gast
In diesem Artikel bekommen Sie das Grundwissen darüber vermittelt, wie Sie Ihre bspw. auf einer Excel Datei basierte App anderen Personen zur Verfügung stellen können. Der Vorteil gegenüber dem Versand einer Excel Tabelle oder statischen PDF-Datei per E-Mail liegt klar in der Flexibilität, Aktualität, Benutzerfreundlichkeit, und der fortbestehenden Zugriffskontrolle über Ihre eigenen Daten.
Die Nutzerverwaltung findet im "Teams-Admin"-Bereich des Portals statt » https://www.openasapp.net/portal#!/teams/admin.
Team
In der Hierarchie steht das "Team" an oberster Stelle. In der Regel entspricht das "Team" Ihrem gesamten Unternehmen und wird von einem Administrator verwaltet. Pro Account kann nur ein Team erstellt werden.
Ein "Team member " ist ein interner Nutzer innerhalb Ihrer Organisation, dem Sie Zugang zu ausgewählten Apps erteilen können. Mitglieder sind automatisch Teil des gesamten "Teams" und können Apps benutzen, die mit dem "Team" geteilt werden.
Sie haben die Möglichkeit neue Mitglieder per E-Mail zu Ihrem Team - und somit zu Open as App einzuladen. Für Unternehmen bieten wir hierfür eine Import-Funktion, mit der Sie Open as App sehr bequem in Ihrem Unternehmen ausrollen können. (Siehe Artikel: "Benutzer importieren".)
Gruppe people
Sie können eingeladene Teammitglieder in unterschiedlichen Gruppen organisieren. Beispielsweise in den Gruppen "Management" und "Sales". In jeder Gruppe befinden sich unterschiedliche Mitglieder, die Zuweisung eines Mitglieds zu mehreren Gruppen ist jedoch möglich.
Auf diese Weise können Sie Ihre App nicht nur an einzelne Mitglieder freigeben, sondern an einen bestimmten Personenkreis wie z. B. die Mitarbeiter aus dem Bereich "Sales". Wechselt ein Mitarbeiter die Abteilung, verschieben Sie ihn einfach nur in die neue Gruppe "Management" und entziehen Sie ihm so den Zugang zu den "Sales"-Apps und gewähren Zugang zu den "Management"-Apps - mit nur wenigen Klicks über die Gruppenverwaltung.
Ein "Guest " ist ein externer Nutzer außerhalb Ihrer Organisation. Laden Sie Personen als "Guest" zu Ihren Apps ein, wenn Sie möchten, dass diese nur Zugriff auf eine bestimmte App erhalten soll. Diese können Zugriff auf mehrere Apps erhalten, jedoch nicht in Gruppen organisiert werden.
Die Userverwaltung beginnt bei der Erstellung eines Teams, welches Standardmäßig nach Ihrem Account benannt wird.
Um den Namen Ihres Teams zu ändern gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zum Team-Admin Bereich.
- Im Menüpunkt "Team-Info" finden Sie Grundlegende Informationen und können den Teamnamen ändern.
- Speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf das Icon oben rechts.
Sie können Mitglieder zu diesem Team einladen und diese in Gruppen einteilen. Der Teamname erscheint dann bspw. in der E-Mail mit der Einladung oder auf dem Endgerät des Mitglieds.
- Der Teamname sollte so gewählt werden, dass eingeladene User diesen "identifizieren" können. In der Regel wird hierfür die Bezeichnung des Unternehmens eingegeben.
- Neben dem Teamnamen wird der eingeladenen Person auch die E-Mail-Adresse des Admins mitgeteilt.
- Der Teamname kann jederzeit vom Admin geändert werden.
Teammitglieder werden per E-Mail in der Ansicht "Mitglieder" eingeladen.
- Gehen Sie zum Team-Admin Bereich.
- Navigieren Sie zur Ansicht "Benutzer".
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie zu Ihrem Team einladen möchten und vergeben sie eine Rolle
- Klicken Sie auf den "Benutzer einladen"-Button, um die Einladung zu versenden.
- Speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf das Icon oben rechts.
- Unter der E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, finden Sie eine Information darüber, ob die Einladung bereits angenommen wurde oder noch "ausstehend" ist.
- Sie können die Einladung über das "Pfeilsymbol" erneut an den User senden, falls dieser Ihre Einladung über einen längeren Zeitraum nicht angenommen hat. send
Weisen Sie ihn ggf. auch darauf hin, dass die Einladung sich in seinem "Spam"-Ordner befinden könnte.- Mit einem Klick auf den Papierkorb bei der jeweiligen Person, können Sie die versendete Einladung zurücknehmen. Die jeweilige Person wird dann die Einladung nicht mehr annehmen können, und wird somit nicht zu Ihrem Team hinzugefügt. delete
Neben der hier beschriebenen Möglichkeit einzelne Personen zu Ihrem Team einzuladen, bieten wir auch einen Import von ganzen Nutzerlisten an. Weitere Informationen dazu finden Sie in dem Artikel "Nutzerliste Importieren".
Gruppen erstellen und verwalten
Mit "Gruppen" haben Sie die Möglichkeit Ihre Teammitglieder in kleinere Einheiten zu unterteilen und so noch bequemer Nutzungsrechte auf Apps zu verwalten. Jedes Ihrer Teammitglieder kann dabei zu mehreren Gruppen hinzugefügt werden.
- Gehen Sie zum Team-Admin Bereich.
- Navigieren Sie zur Ansicht "Gruppen".
- Geben Sie einen Gruppennamen ein.
- Klicken Sie auf den "Gruppe hinzufügen"-Button.
Die Gruppe wird sofort erstellt und Sie können direkt Teammitglieder zu dieser Gruppe hinzufügen.
Mitglieder zur Gruppe hinzufügen
Über das "Gruppe bearbeiten" Pop-up-Fenster, können Sie einzelne Teammitglieder zu dieser Gruppe hinzufügen.
- Gehen Sie zum Team-Admin Bereich.
- Navigieren Sie zur Ansicht "Gruppen".
- Klicken Sie auf die gewünschte Gruppe.
- Klicken Sie im linken Bereich ("Benutzer nicht in Gruppe") auf den Benutzer, den Sie zu der Gruppe hinzufügen möchten.
Alle Mitglieder der Gruppe werden auf der rechten Seite aufgelistet. - Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf "Speichern".
- Um einen Nutzer aus einer Gruppe zu entfernen klicken Sie im rechten Bereich ("Benutzer in Gruppe") auf den Nutzer, den Sie aus der Gruppe entfernen möchten.
- Klicken Sie auf den Papierkorb, um eine Gruppe zu löschen. delete
- Der Gruppenname kann jederzeit im Gruppen-Editor geändert werden. Diesen erreichen Sie mit einem Klick auf die zu bearbeitende Gruppe.
- Es können nur bestehende und angehende Teammitglieder zu Gruppen hinzugefügt werden. Das Hinzufügen von Gästen zu Gruppen ist nicht möglich.
Gäste werden weder zu Teammitgliedern, noch können sie in Gruppen organisiert werden. Bitte beachten Sie, dass auch Gäste als "interne Anwender" abgerechnet werden und je nach Paket nicht in unbegrenzter Anzahl hinzugefügt werden können.
Wie viele Personen Sie mit Ihrem Abonnement insgesamt einladen können, erfahren Sie in Ihrer Benutzerkonto-Übersicht im Portal: https://www.openasapp.net/portal#!/dashboard.
So laden Sie Gäste zu einer App ein:
- Gehen Sie zum Team-Admin Bereich.
- Navigieren Sie zur Ansicht "Benutzer".
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten.
- Wählen Sie die App (auch mehrere möglich) aus, zu der Sie die Person einladen möchten.
- Klicken Sie auf den "Gast einladen"-Button, um die Einladung zu versenden.
Gäste entfernen
Alle von Ihnen eingeladenen Gäste werden in der "Gäste"-Ansicht aufgelistet.
- Um einen Gast zu entfernen klicken Sie auf den Papierkorb bei der entsprechenden Person. delete
- Bestätigen Sie mit "Ja".
Gäste bearbeiten
Um einen Gast zu bearbeiten, öffnen Sie zunächst das "Gast bearbeiten" Pop-up-Fenster. (Klick auf den entsprechenden Gast.)
Hier können Sie folgende Aktionen vornehmen:
- Ihm zusätzliche Rechte an einer der ihm zur Verfügung gestellten App geben (siehe Artikel "Corporate App Release Prozess").
- Ihm die Einladung zu einer App erneut senden (falls noch nicht angenommen).
- Ihm den Zugriff auf eine App entziehen.
Speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf den Button "Done".
Neu erstellte Apps werden standardmäßig im "Prototyp"-Modus veröffentlicht und sind nur für Sie persönlich sichtbar.
Als App-Ersteller sind Sie automatisch "Administrator" und können darüber entscheiden welchen Mitgliedern, Gästen oder Gruppen Zugriff auf diese App gewährt wird.
- Öffnen Sie die App, die Sie teilen möchten im Portal (App Dashboard).
- Navigieren Sie im App Admin Menü (links) zum Menüpunkt "Teilen".
- Wählen Sie den Modus "Privat".
- Fügen Sie aus dem linken Bereich die gewünschten Gruppen, Mitglieder Ihres Teams, oder Gäste zu dieser App hinzu.
Klicken Sie hierzu einfach auf den gewünschten Eintrag. - Speichern Sie die Änderungen mit "Save" in der oberen Menüleiste.
Um eine App mit allen Teammitgliedern zu teilen, klicken Sie im linken Bereich unter "Gruppen" auf "Ihr Teamname (ganzes Team)".
Achtung: Bitte beachten Sie, dass die Privatsphäre-Einstellungen eines Hubs nicht automatisch an die darin enthaltenen Apps vererbt werden. So kann ein Hub mit "Gruppe A" und "Gruppe B" geteilt werden, einzelne Apps aus dem Hub können aber weiterhin nur für "Gruppe A" sichtbar bleiben, wenn dies so in den App-Privatsphäre-Einstellungen gewählt wurde. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel: https://support.openasapp.net/hc/de/articles/208362809
Benutzer, die zu einem Team eingeladen werden, erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den sie die Einladung annehmen können. Parallel zu der E-Mail-Einladung wird auch eine App-Benachrichtigung an den eingeladenen Nutzer geschickt, falls er bereits Open as App nutzt.
Erste Teameinladung annehmen
Es ist wichtig, dass die erste Teameinladung, die ein Nutzer erhält über den E-Mail-Link angenommen wird. Sollte der eingeladene Nutzer noch keinen Open as App Account haben, kann er sich direkt kostenlos registrieren und sein Konto verifizieren.
So nehmen Sie eine Team-Einladung an:
- Öffnen Sie die E-Mail.
- Klicken Sie auf den "View Invitation"-Button.
- Sie werden zur Open as App Webseite weitergeleitet und sehen dort weitere Informationen zu dem Team.
- Klicken Sie auf der Webseite auf "Accept Invitation", um die Einladung zu diesem Team anzunehmen und Zugriff auf die diesem Team zur Verfügung gestellten Apps zu erhalten.
Eine ausführliche Beschreibung, wie neue Nutzer Teameinladungen zu Open as App annehmen können, finden Sie in diesem Artikel: https://support.openasapp.net/hc/de/articles/210133565.
Weitere Teameinladungen annehmen
Nachfolgende Einladungen können direkt aus der "Open as App" App angenommen werden.
- Öffnen Sie Open as App und loggen sich mit Ihrem Account ein.
- Öffnen Sie das linke Menü.
- Klicken Sie auf "Einladungen".
- Klicken Sie bei der Einladung auf "Annehmen".
Weitere Informationen, wie Teameinladungen direkt über die "Open as App" App angenommen werden, finden Sie in diesem Artikel: https://support.openasapp.net/hc/de/articles/209431129.
Eine Übersicht aller Mitgliedschaften finden Sie in der "Open as App" App in den Einstellungen. Dort sind alle Teams, in denen Sie Mitglied sind, aufgelistet.
- Öffnen Sie das linke Menü in der App.
- Navigieren Sie zu den Einstellungen. (Auf Ihre E-Mail-Adresse klicken.)
- Klicken Sie auf den "Verlassen"-Button bei dem Team, aus dem Sie austreten möchten.
Sollten Sie eine Enterprise Lizenz nutzen, so erweitert sich die Rollen, die Ihnen als Administrator für Ihre Nutzer zur Verfügung stehen um zwei weitere Rollen, den Creator und den Team admin. Im separaten Artikel "Erweiterte Nutzerverwaltung" wird Ihnen beschrieben, welche zusätzlichen Möglichkeiten Ihnen damit gegeben werden.
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