Wie Sie eine App aus einem Excel Monatsbericht erstellen können

Wir trauen uns zu sagen, dass niemand wirklich gerne Monatsberichte aus einer Excel-Tabelle oder einem Google Sheet ausliest. Vermutlich ist es auch für Sie eine Herausforderung, Mitarbeiter oder Kollegen dazu zu ermutigen, Monatsberichte aus einer Excel selbstständig zu analysieren. Mit dem Open as App Wizard können Sie den eintönigen Excel-Monatsbericht ganz einfach in eine App mit einer interaktiven Übersicht und Metriken darstellen.

Wie Sie dies umseten, möchten wir Ihnen gerne in diesem Tutorial einmal darstellen. Dabei soll das Ziel sein am Ende eine visuell ansprechend und auch für Ihre Nutzer leicht, nativ zugängliche App in der Hand zu halten. Zum Üben können Sie gerne die Excel-Datei verwenden, die wir für Sie im Anhang beigefügt haben.

Hinweis

Die Erstellung der App beginnt bereits mit Ihrer Excel-Tabelle. Das heißt, je aufgeräumter die Spalten und Zellen in Ihrer Datei zu finden ist, desto einfacher wird es, diese Datei in eine App zu konvertieren.

Formatieren Sie die Zellen entsprechend ihrem Inhalt! Anstatt "10%" als Text in eine Zelle zu schreiben, formatieren Sie diese lieber als Prozentsatz, um automatisch ein "%"-Symbol zu Ihrer Ausgabe hinzuzufügen. Gleiches gilt auch für Währungen, Symbole, Text, Datum oder Dezimalstellen.

Mit einer sauberen Formatierung arbeiten Sie nicht nur effektiver, sondern auch nahezu fehlerfrei. Weiter, können Sie es dem Assistenten erleichtern, Ihre App an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Es geht hierbei weniger um Farben oder Schriften in Ihrer Datei, sondern um die eigentliche Definition des Inhalts. 

Vorbereiten der Datenquelle

Beginnen Sie somit zunächst vor der Erstellung der App mit einem Blick auf die Excel-Datei und nehmen Sie ggf. erste Verbesserungen vor.

Mehr Detaillierte Informationen wie Sie Ihre Quelldatei vorbereiten können, finden Sie im Artikel "SO MUSS IHRE EXCEL DATEI AUSSEHEN".

Konzentrieren wir uns nun vorerst auf einen typischen mit Excel erstellten Bericht. Ein Monatsbericht könnte somit wie folgt aussehen (siehe Screenshot).

Weiter wollen wir diese Excel genauer modifizieren, um dies Quelldatei anschließend in eine Anwendung wie diese zu konvertieren:"Monthy Report App Demo" . 

Der erste Schritt besteht darin, eine gemeinsame Zelle (im Bild unten gelb hervorgehoben) für alle Monate mit Hilfe einer Dropdown-Liste zu erstellen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Wählen Sie eine Zelle (in diesem Beispiel - C5) und klicken Sie auf Daten -> Datenvalidierung 
• Wählen Sie im Datenvalidierungs-Popup-Fenster "Liste" 
• Geben Sie im Ausgangsbereich die Zellen ein, welche die Monate in der Haupttabelle enthalten und klicken Sie auf Fertig (in diesem Beispiel G5:R5).

 Ihre Dropdown Liste sollte in etwa wie hier dargestellt aussehen:

Im nächsten Schritt müssen einmal die Daten dargestellt werden, mit denen in der Dropdown-Liste markierten Monate.

In der Beispieldatei verwenden wir die INDEX- und VERGLEICH-Funktionen, welche wir auch für viele weitere Anwendungsfälle Ihnen nahe liegen möchten.

Sobald der Indexabgleich für alle Werte erfolgt ist, werden die entsprechenden Daten für den ausgewählten Monat angezeigt.

Für eine umfassende Anleitung zur Verwendung von INDEX und SVERWEIS empfehlen wir die folgende Seite: "Nachschlagen von Werten mit SVERWEIS, INDEX oder VERGLEICH".

Erstellung der App

Der Prozess der App-Erstellung beginnt mit der Auswahl der Datenquelle und einer der vorgeschlagenen App-Vorlagen.

Starten Sie den "App-Creator" und wählen Sie die gewünschte Excel-Datei von Ihrem PC oder von einem der unterstützten Drittanbieter wie Google Drive, OneDrive / SharePoint oder Dropbox aus.

Nachdem Sie die Excel-Datei (oder das Google Sheet) im Schritt "Wählen Sie Ihre Datenquelle" ausgewählt haben, werden Sie automatisch zum nächsten Schritt des App-Erstellungsprozesses weitergeleitet. Hier haben Sie nun auch die Möglichkeit die passende Vorlage auszuwählen.

Basierend auf den Daten in der Excel-Tabelle schlägt der Assistent zum Öffnen als App "Kalkulation" als geeignete Vorlage für die App vor. Diese Auswahl können Sie bestätigen womit Ihnen der restliche Designprozess nochmals erleichtert wird. 

Ihre Auswahl können Sie mit der Taste "Weiter" bestätigen.

Wählen Sie anschließen die relevanten Eingabe- und Ausgabezellen aus, die Sie in der App sehen möchten. Die als App-Assistent geöffnete Hilfestellung identifiziert automatisch die Eingabe- und Ausgabezellen. Bei der Auswahl der Monatszelle (in diesem Beispiel C5) wird automatisch ein Drop-Down-Menü hinzugefügt, welches im Vorschau-Bereich angezeigt wird. Alle weiteren Werte werden automatisch als Ausgabefelder dargestellt.

Nachdem Sie nun den ersten Inhalt und die Logik für Ihre App so weit wie möglich definiert haben, haben Sie in einem weiteren Schritt die Möglichkeit, ein vorbereitetes Design für Ihre App auswählen. Detaillierte Änderungen können jederzeit im nächsten Designschritt vorgenommen werden.

Wählen Sie (optional) ein Design aus und klicken Sie auf "Weiter".

Hinzufügen von Diagrammen

Zur besseren Darstellung möchten wir nun noch Diagramme hinzufügen.. Dies kann sehr schnell erfolgen, indem Sie nach dem Erstellen der App im Assistenten auf "Diagramm hinzufügen" klicken. Der Assistent erkennt automatisch die in der Excel hinterlegten Diagramme an.

Hinweis:
Sie haben hier auch die Möglichkeit alle Diagramme mit nur einem Klick auf  "Diagramme importieren" gebündelt einzufügen.

Genauere Details wie Sie Ihre Diagramme in Ihrer App gestalten können finden Sie im Artikel "Diagramme hinzufügen und gestalten".

Herzlichen Glückwunsch!

Sie haben Ihren Monatsbericht aus Excel in eine native Anwendung umgewandelt! Ihre App läuft jetzt auf Android, iOS und Windows und kann über den Open as App Container App konsumiert und mit Kollegen, Kunden und Freunden geteilt werden.